Пошиљаоцима се препоручује да поднесу извозну царинску декларацију у земљи отпреме или у некој другој успутној ЕУ чланици ради бржег окончања царинске процедуре.

1. Пошиљке које хуманитарне организације регистроване у некој од држава чланица ЕУ шаљу примаоцима у Србији

• потребно је поднети извозну царинску декларацију:

хуманитарне организације са седиштем у некој од држава чланица ЕУ могу поднети извозну декларацију у матичној земљи или било којој другој држави чланици ЕУ.

2. Пошиљке које шаљу остала правна лица (удружења грађана, компаније, организације, цркве, клубови и сл.) из ЕУ примаоцима у Србији

• потребно је поднети извозну царинску декларацију:

извозну декларацију могу поднети у матичној држави или било којој другој држави чланици ЕУ. Ако правно лице шаље хуманитарну пошиљку у своје име, уз извозну декларацију се прилаже фактура или изјава да се ради о гратис пошиљци хуманитарне помоћи са пописом робе.

3. Пошиљке које шаљу дипломатска представништва примаоцима у Србији

• потребно је поднети извозну царинску декларацију:

извозну декларацију могу поднети у било којој држави чланици, потребно је уз декларацију приложити и попис робе и потврду да се ради о пошиљци хуманитарне помоћи, која евентуално може бити потписана и оверена од стране дипломатско конзуларног представништва Републике Србије у земљи из које се помоћ упућује.

ü  најважније је назначити КО шаље робу (ДОНАТОР) и ко је ПРИМАЛАЦ. Апелујемо да уколико се роба не шаље на унапред предодређеног примаоца, они који је шаљу назначе да је прималац ЦРВЕНИ КРСТ СРБИЈЕ.

ü  извоз ових пошиљака обавља уз обавезно прилагање пописа робе тзв. спецификација робе (у којој треба навести која роба се налази у товару, као и њену оквирну количину)

ü  потребно је приложити и оверену изјаву донатора (лична изјава се може оверити у најближем дипломатско-конзуларном представништву, у Црвеном крсту, некој од верских заједница, неком од удружења наших грађана у тој земљи или код нотара)

Не треба заборавити да роба која се шаље у хуманитарној помоћи најчешће подлеже неопходној контроли и за њу је потребна посебна сагласност  неке од надлежних инспекцијских служби (санитарна, фитосанитарна, ветеринарска, као и контрола коју спроводи Агенција за лекове и медицинска средства). На жалост, инспекцијске службе нису присутне на свим прелазима, па чекање на сагласност за пристиглу помоћ може бити изазвано том чињеницом, а не неефикасношћу царинске службе. Зато треба обратити посебну пажњу на то где и у ком интервалу раде наведене инспекцијске службе да би се избегло додатно чекање. Информације о томе можете погледати на следећим линковима: